Számos vállalkozó esik abba a csapdába, hogy a termékfejlesztéstől kezdve a pénzügyeken át az üzleti partnerekkel való kapcsolattartásig mindent maga csinál, így végül nem marad ideje semmire. Hogy lehet ebből kimászni? Földi Miklós Dániel, a vallalkozokforuma.hu értékesítési szakértője összeszedte azt a 8 funkcionális területet, amelyet – egyedül vagy szakértői segítséggel – minden cégvezetőnek menedzselnie kell, és arról is megosztja tanácsait, melyik feladatkört kinek érdemes ellátnia.

Minden vállalkozás egy rendszer. Vannak jól működő rendszerek, ezeket hívjuk sikeres vállalkozásoknak. Vannak hibásan vagy hiányosan működő rendszerek, ezeket nevezzük stagnáló vállalkozásoknak. Végül vannak rendszertelenül működő vállalkozások, őket ismerjük veszteséges vagy instabil vállalkozásokként.

Vállalkozóként fontos cél, hogy jól működő rendszer álljon szolgáltatásunk vagy termékünk mögött. Hiába a sok eladás, ha nincs aki feldolgozza, kezelje a reklamációt, kommunikáljon az ügyféllel, vagy kezelje a pénzügyeket. Sok vállalkozás problémája, hogy nem működnek rendszerként.

A 8 funkcionális üzleti terület

A funkcionális területek minden vállalkozás esetén a kulcsfontosságú működési területet foglalják magukba, amelyek átlátható működést és stabil szervezetet biztosítanak, bármilyen cég esetén.

1. Ügyvezetés

A cég képviselete, általános működtetése, a munkáltatói jogok ellátása – kisebb cégeknél ez mind a tulajdonos feladata. Később azonban, ahogy a cég növekszik, érdemes lehet felvenni egy ügyvezetőt, aki a napi ügyeket intézi, amíg a tulajdonos például stratégiaalkotással foglalkozik.

2. Értékesítés

Ez kulcspozíció, ne add ki a kezedből. A kontroll sokkal fontosabb, mint az, hogy a tényleges eladásokat ki végzi el. Ha kiadod, lemondasz a bevételed – és a profitod – ellenőrzéséről. Ez nem egy átadható pozíció vállalkozóként.  Nagyvállalatok esetén igen, de ott is kulcspozíció marad.

3. Marketing

Érdemes különválasztani az értékesítéstől, még ha szorosan együtt is kell működniük. Az elsődleges kommunikációs csatornád a piacoddal és az ügyfeleiddel. Ne add át senkinek a vezetését. Alkalmazhatsz rá külső partnert, de szigorúan a felügyeleted alatt. Ha nincs marketing, az olyan, mintha levágnád a sales kezét.

4. Operatív működés vezetése

Itt a feladat a cég operatív működtetése, annak biztosítása, hogy minden a megfelelő rendben és időben történjen, és hogy a terméked vagy szolgáltatásod rendben eljusson a vevőidhez. Átadható pozíció, megfelelő az irányítást jól tűrő embernek.

5. IT és technológiai fejlesztés

Sokszor elhanyagolt terület. Fontos, hogy legyen valaki a cégednél, aki folyamatosan felügyeli az információtechnológiai hálózatodat és kapacitásodat. Ide tartozhatnak az ügyféladatbázisok, a CRM (Customer Relationship Management, ügyfélkapcsolat-kezelés) rendszer, az értékesítési rendszered, az adattárolás, az online és offline kommunikáció, a számlázás stb. Kiszervezhető terület, de nélkülözhetetlen. Vagy a cégen belül, vagy alvállalkozón keresztül, de kell legyen valaki, aki csak ezzel foglalkozik, még ha kis cég is vagytok.

6. Pénzügy, könyvelés

Pénzügyi kimutatások, számlák kifizetése, bankszámlák kezelése. Kiszervezhető funkció – kis cégek esetén külső könyvelőnek –, de legyen valaki, aki a cégnél felügyeli.

7. Vevőszolgálat

Ki az, aki hivatalosan foglalkozik a vevőiddel? Nem, nem a leendő ügyfeleiddel, hanem a vevőiddel? Az értékesítés és a valós működés között sosincs teljes átfedés, ezért gyakran eltérnek az elvárások és a teljesítések. Ezt nagyon fontos állandóan menedzselni és folyamatosan „hidat képezni”, hogy vevőid mindig azt kapják, amit elvárnak, és elégedettek maradjanak a szolgáltatásaiddal – legalábbis mindenképpen ezt érezzék, még hiba esetén is. Legyen rá embered a cégen belül.

8. HR

Nagyon fontos, hogy legyen kijelölt HR-pozíció a cégednél. Nem elég a „személyügyis”. A HR részben papírmunka – pl. bérszámfejtés, munkanyilvántartás, bérezés stb. –, de főként a te humán tőkédnek – munkavállalóidnak – megóvása, védelme és fejlesztése. Minél nagyobb a cég, annál fontosabb, de már 2-3 főnél is szükséges. Ő gondoskodik róla, hogy alkalmazottjaid összhangban legyenek a cég értékrendjével és céljaival, értékelési eljárásaival, szervezeti kultúrájával. Itt születik a lojális kolléga.

Egyszemélyes vállalkozások?

Jogos kérdés, hogy mit csináljanak, akik egyszemélyes vagy legfeljebb 2 személyes vállalkozást vezetnek? Legyen tisztában vele, hogy több pozíciót látnak el egy személyben! Ha a cég növekedni fog, és munkaerőt fognak felvenni, nagyon hasznos tudás lesz az egyes pozíciók munkaköri leírásánál a megszerzett tudás és tapasztalat.

Hogyan fogj hozzá a rendszerépítéshez:

Zárkózz be minimum 1 órára, kapcsolj ki mindent, hogy ne zavarhassanak! Menj végig a 8 területen, és nézd meg, hogy ki jut az eszedbe az egyes feladatkörökről. Ha van ilyen pozíciótok, ki végzi, és konkrétan miért felel? Ha nincs ilyen pozíciótok, ki lenne rá alkalmas?

Ha minden megvan, írd le, hogy

  1. Mi az, ami megvan és jól működik? – Dicsérd meg magadat és a cégedet.
  2. Mi az, ami hiányzik és nagy szükség lenne rá? – Keress rá embert vagy szakértőt aki segít megtalálni!
  3. Mi az, ami megvan, de nem működik jól? – Keress rá tanácsadót!
  4. Mi az, ami nincs meg, de nem érzed szükségét? – Gondold át még egyszer, hogy miért nincs rá szükséged! Növekedési lehetőséget fogsz találni!

Tartsd észben a 8 területet! Ha ezeket megfelelően menedzseled, megteremted vele a saját üzleti rendszered alapjait. A jól működő üzleti rendszerek pedig hasznot és profitot termelnek.

Földi Miklós Dániel

Reklám- és vállalkozáspszichológus, neuromarketing szakértő
www.foldimiklos.hu

info@foldimiklos.hu
+36 70 423 8297

 

Érdekel a téma? Fejlődnél? Olvasd tovább a Vállalkozók Fórumát vagy nézz be a honlapomra további ingyenes anyagokért!

Címkék